Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar. Alasan lainnya yaitu ditambah dengan perlindungan atas aset perusahaan.
Secara singkat manfaat IT dalam Akuntansi adalah :
* Menjadikan pekerjaan lebih mudah (makes job easier).
* Bermanfaat (usefull).
* Menambah produktifitas (Increase productivity).
* Mempertinggi efektifitas (enchance effectiveness).
* Mengembangkan kinerja pekerjaan (improve job performance)
Fungsi Sistem Informasi
Setiap organisasi yang menggunakan komputer untuk memproses data transaksi memiliki fungsi sistem informasi. Fungsi sistem informasi bertanggung jawab untuk pengolahan data (DP). Pengolahan data merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang fundamental dalam setiap organisasi. Fungsi sistem informasi dalam organsisasi telah berevolusi mulai dari srtuktur organisasi sederhana yang terdiri dari beberapa orang saja sampai struktur yang kompleks yang meliputi banyak spesialis yang bermutu.
Setiap sistem informasi akuntansi akan melaksanakan lima fungsi utamanya yaitu :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan.
2. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.
3. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
4. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga.
Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas.
Otomasi Kantor Dan Perlunya Otomasi Kantor
Otomatisasi kantor( office automation atau oa) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.
Istilah sistem informasi akuntansi meliputi penggunaan teknologi informasi untuk penyajian informasi kepada para pemakai. Komputer digunakan pada seluruh tipe sistem informasi. TI mencakup komputer dan juga teknologi lain yang digunakan untuk memproses informasi. Teknologi seperti mesin pembaca kode bar dan peralatan scanning, dan protokol-protokol komunikasi dan standar-standar seperti ANSI X.12, penting bagi otomasi kantor.
Contoh Tentang Teknologi Tanggap Cepat
Istilah sistem tanggap cepat-Quick response system yaitu maksudnya menjelaskan yang ‘cepat’ dan “responsif”. Tetapi arti dari konsep tangap cepat jauh lebih mendalam. Sistem tanggap cepat penting bagi gerakantotal quality performance(TQP) perusahaan. TQP (Total Quality Management-TQM) adalah filosofi untuk melaksanakan sesuatu yang tepat dengan tepat pada saat pertama. TQP mensyaratkan produksi berkualitas tinggi, efisiensi operasional, dan perbaikan terus menerus dalam operasi. TQP menekankan “kepuasan pelanggan” sedemikian rupa hingga tercapai “obsesi pelanggan”. Dalam lingkungan dunia bisnis yang sangat kompetitif, TQP adalah strategi untuk dapat bertahan hidup.
Beberapa teknologi berinteraksi agar sistem tanggap cepat menjadi flexsible yaitu :
1. Just In Time (JIT)
Sistem penjualan eceran tanggap cepat mirip dengan sistem persediaan just-in-time(JIT) yang digunakan manufaktur. Sistem ini pesanan pembelian untuk barang-barang persediaan dibuat berdasarkan konsep “permintaan-tarik” dan bukannya berdasarkan suatu interval tetap (bulanan atau mingguan) secara “dorong” untuk memenuhi tingkat persediaan tertentu.
Cirinya :
* Lingkungan JIT merupakan suatu lingkungan arus yang berkelanjutan dan bukannya lingkungan batch.
* Mensyaratkan operasi pemrosesan secara kontinu, untuk meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara keseluruhan.
* Mengeliminasi kesi-siaan dalam proses manufaktur dan menekankan adanya pengembangan secara terus-menerus dalam operasi.
* Merupakan konsep yang mirip dengan TQM, dan dalam banyak hal sebagai aspek penting dalam TQM.
* Kegiatan pemrosesan muncul dengan konsep “tarikan”. Kegiatan (seperti pemesanan produk baru) terjadi hanya pada saat dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Permintaan pelanggan, yang ditandai oleh order penjualan saat ini, “menarik” (menyebabkan pemicu) pesanan mulai dari pemrosesan permintaan ulang. Akibatnya dilakukanlah pesanan kepada pemasok. Pesanan kepada pemasok didasarkan pada penjualan yang aktual untuk mengisi kembali persedian yang telah terjual. Permintaan penjualan saat ini “menarik” (secara otomatis memicu) terjadinya pesanan untuk mengisi persediaan. Sehingga pedagang eceran dapat memesan dengan dasar kecenderungan pembelian yang terjadi saat ini.
2. Web Commerce
Disebut juga perdagangan dengan jaringan internet. Penjualan melalui jaring internet (World Wide Web) merupakan bagian integral dari perekonomian. Penjualan tersebut menyediakan banyak keuntungan baik bagi konsumen maupun penyedia barang.
Keuntungan bagi konsumen :
* Tidak perlu antri untuk dilayani oleh pramuniaga atau mendapatkan informasi produk.
* Melaluisoftwareberbasis jaring internet yang canggih, seorang pelanggan dapat memperoleh jawaban yang cepat atas pertanyaan yang kompleks mengenai produk yang bersangkutan.
* Transaksi berbasis web biasanya dilindungi dengan fasilitas enkripsiuntuk alasan keamanan.
Keuntungan bagi penyedia barang :
* Penghematan biaya karena adanya pemesanan secara otomatis.
* Pengkodean elektronis secara otomatis atas data transaksi.
* Rendahnya biaya overhead. Seluruh toko internet dapat ditampung dalam satu komputer desktop.
* Barang dapat dipasarkan ke segenap penjuru dunia.
* Pemutakhiran, pengenalan produk baru dan perubahan harga dapat dilakukan secara cepat.
Yang banyak menjadi perhatian masyarakat dalam pembelian melalui Web adalah aspek keamanan dan perlindungan data pribadi. Berdasarkan alasan tersebut, American Institute of Public Accountant mensponsori adanya “label persetujuan” Web Trust yang dapat diterbitkan oleh para akuntan publik yang telah secara khusus terlatih, untuk diberikan kepada situs Web yang memenuhi kriteria.
3. Electronic Data Interchange (EDI)
Merupakan pertukaran dokumen bisnis dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. Berbeda dengan E-mail di mana pengiriman pesan dibuat dan diinterpretasikan oleh manusia(orang ke orang), sedangkan pesan-pesan EDI dibuat dan diinterpretasikan oleh komputer. Standar EDI untuk publik, khususnya ANSI X.12, telah memberikan dampak besar terhadap pengembangan sistem tanggap cepat yaitu :
* Untuk publik menyediakan rancangan umum untuk pertukaran data, dan dengan demikian mengurangi biaya dan kesalahan referensi silang kode oleh pihak-pihak dalam transaksi EDI.
* Menghubungkan sistem komputer perusahaan pengecer dengan sistem komputer pemasok akan menghilangkan pemrosesan kertas dan memungkinkan untuk menempatkan dan memproses pesanan pembelian secara cepat, sehingga mendukung pengiriman tanggap cepat.
* Pemasok dapat membuat tagihan untuk pengecer. Dalam beberapa kasus, pembayaran Transfer Dana Secara Elektronik (electronic funds transfer-EFT) dapat dilakukan oleh pengecer ke rekening pemasok.
Semua kejadian ini, termasuk pengambilan pesanan dari persediaan pemasok, dapat dilakukan tanpa keterlibatan manusia.
4. Computer Integrated Manufacturing (CIM)
Merupakan pendekatan terpadu untuk pemanfaatan teknologi informasi pada perusahaan manufaktur. Komponen- komponen sistem CIM biasanya :
* Mencakup stasiun-stasiun kerja perancangan bantuan komputer (computer aided design-CAD).
* Sistem pengendalian dan monitoring produksi secara realtime.
* Sistem pemesanan dan pengendalian persediaan.
Kelebihan CIM yaitu :
* Dirancang untuk mendukung operasi yang terdistribusi. Komponen-komponen CIM diatas dihubungkan melalui jaringan komputer dan dilengkapi dengan sistem software.
* Mengurangi biaya informasi. Melalui EDI, memungkinkan hubungan yang lebih dekat antara produsen, pemasok, dan pelanggan.
* Otomasi data sumber mengenai kegiatan produksi adalah hal yang penting bagi CIM, karenanya, kode bar yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanning merupakan komponen-komponen sistem yang penting.
Contoh kasusnya, jika Anda melihat bagian bawah badan sebuah mobil baru, anda akan melihat banyak simbol kode bar pada banyak bagian, simbol kode bar yang serupa dengan kode bar UPC yang lazim terdapat pada produk-produk konsumsi. Kode bar, yang lazim terdapat pada barang- barang pabrik maupun pada barang-barang konsumsi, memungkinkan komputer atau robot untuk mengidentifikasi material, memproses informasi, dan memulai prosedur apapun yang diperlukan.
5. Electronic Funds Transfer (EFT)
Merupakan sistem pembayaran dimana pemrosesan dan komunikasi sepenuhnya atau sebagian besar dilakukan secara elektronik.
Cirinya :
* Sistem EFT menyediakan fasilitas perpindahan dana secara elektronik antar organisasi yang didasarkan pada instruksi pelanggan.
* Bank dapat berhubungan dengan aplikasi-aplikasi EDI organisasi.
* Industri perbankan dan keuangan menggunakan :
1. FedWire, merupakan sistem pembayaran dan komunikasi elektronik. Berbagai bank yang memiliki rekening pada bank sentral Amerika untuk mentransfer dana antar mereka.
2. Clearing House Interbank Payment System (CHIPS), merupakan sistemWiring otomatis yang digunakan untuk mengkliringkan pembayaran Eurodollarantara lembaga-lembaga keuangan AS dengan non-AS.
3. Clearing House Automated Payment System(CHAPS), merupakan fasilitas yang menyediakan transfer dana Pound Sterlingyang selesai dalam satu hari (same day settlement) yang digunakan oleh bank-bank kliring besar di Inggris dan Bank of England.
SUMBER REFERENSI
http://www.scribd.com/doc/33211434/Penggunaan-Teknologi-Informasi-Dalam-Sistem-Informasi-Akuntansi
http://ejournal.unud.ac.id/abstrak/naniek%20noviari%281%29.pdf
http://syaifulali.wordpress.com/2010/03/16/akuntansi-dan-teknologi-informasi/
http://diahlittlestar.blogspot.com/2010/05/penerapan-teknologi-informasi-dalam.html
http://blog.re.or.id/fungsi-utama-sistem-informasi-akuntansi.htm
Tidak ada komentar:
Posting Komentar